Urząd wojewódzki i koordynacja świadczeń – spychologia

Urząd wojewódzki odsyła Cię do ZUS, ZUS z powrotem do wojewody, a MOPS mówi „to nie u nas”? Przez telefon słyszysz jedno, w piśmie czytasz drugie? To nie Twoja wina – tak wygląda koordynacja świadczeń w Polsce. Najważniejsza zasada: w sprawach 500/800 plus i świadczeń rodzinnych liczy się tylko to, co jest na piśmie. Ustne zapewnienie urzędnika nie jest decyzją i nikogo nie wiąże. Dlatego prowadzimy sprawy wyłącznie pisemnie – i wiemy, do kogo pisać za który okres.

Kto dziś odpowiada za koordynację świadczeń

Koordynacja to sprawy rodzin, w których ktoś pracuje lub mieszka w innym kraju UE. Kto je prowadzi?

• do 2017 r. – urzędy marszałkowskie, które z tymi sprawami sobie nie radziły,
• od 2018 r. – wojewodowie; było lepiej, ale sprawy trwały często po dwa lata,
• od czerwca 2022 r. – 800 plus (wcześniej 500 plus) przyznaje i wypłaca ZUS, praktycznie wszystkim. Świadczenie przysługuje „w pełnej wysokości, niezależnie od wyznaczonego przepisami unijnymi państwa pierwszeństwa”. Wojewoda dostaje informację z ZUS i prowadzi wymianę danych z instytucją zagraniczną.

Wojewoda nadal rozstrzyga o 500 plus za okresy sprzed czerwca 2022 r. i o świadczeniach rodzinnych w koordynacji, np. zasiłku rodzinnym. Za dawne okresy decyzja ZUS jest tylko wykonawcza. Więcej: koordynacja 500 plus od czerwca 2022.

Spychologia: „to nie u nas”

Trzy instytucje w Polsce i jedna za granicą – i każda może powiedzieć, że sprawa nie należy do niej:

• Urząd wojewódzki odsyła do ZUS, bo „800 plus prowadzi teraz ZUS” – choć chodzi o okres sprzed czerwca 2022 r.
• ZUS odsyła do urzędu wojewódzkiego, bo „koordynacją zajmuje się wojewoda” – albo odmawia, bo brakuje rozstrzygnięcia wojewody.
• MOPS lub gmina przyjmuje wniosek o zasiłek rodzinny, przekazuje go wojewodzie i dalej „nic nie wie”. A Familienkasse czeka na zaświadczenie z MOPS: zaświadczenie z MOPS do Kindergeld.
• Familienkasse lub SVB twierdzi, że płacić powinna Polska, a polski urząd – że Niemcy lub Holandia.

Stare sprawy potrafią też odbijać się między urzędem marszałkowskim a wojewodą, zwłaszcza gdy wniosek złożono przed 2018 r. Ustalamy, kto jest właściwy za który miesiąc, i kierujemy pisma tam, gdzie trzeba.

Sprzeczne informacje: telefon kontra pismo

Przez telefon każdy konsultant mówi co innego? Urzędy w praktyce nie podają statusu sprawy przez telefon, bo nie mogą potwierdzić, z kim rozmawiają. Dostajesz więc ogólniki, czasem sprzeczne z tym, co przychodzi potem pocztą.

Kodeks postępowania administracyjnego jest tu jednoznaczny: sprawy prowadzi się i załatwia na piśmie, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 14 § 1a KPA). Załatwienie sprawy ustnie to wyjątek, który i tak musi zostać utrwalony w aktach.

Urzędnik obiecał, a przyszła odmowa

„Proszę się nie martwić, wszystko się należy” – a po kilku miesiącach odmowa. Ustne zapewnienie urzędnika, nawet w rozmowie twarzą w twarz, nie jest decyzją. Decyzja musi mieć określoną treść i podpis (art. 107 KPA), doręcza się ją stronie na piśmie (art. 109 KPA), a urząd jest nią związany dopiero od doręczenia (art. 110 KPA).

Zniechęcanie i odmowy z błahych powodów

Urzędnicy podchodzą do spraw koordynacyjnych różnie – i często zniechęcająco. Rodziny słyszą „prawo nie działa wstecz”, „przy Kindergeld się nie należy” albo że wnioskodawcą powinien być mąż, a nie żona. Z tak błahych powodów zapadają odmowy albo rodzina w ogóle rezygnuje z wniosku.

Do tego nikt nie poinformował rodzin o zmianie z czerwca 2022 r. Tysiące osób z pracą za granicą wciąż myśli, że 800 plus im się nie należy.

To gra, w której urząd zna zasady, a rodzina nie. My znamy je równie dobrze – i wiemy, w jakiej kolejności i gdzie działać. Tego nie opisujemy w internecie, to właśnie nasza praca.

Brak decyzji, odmowa, skarga – w skrócie

Wojewoda nie wydaje decyzji

Według NIK prawie 57% zbadanych wniosków w koordynacji rozpatrzono średnio z ponadrocznym przekroczeniem terminów, w skrajnych przypadkach do trzech lat. Ponaglenia w tych sprawach nie ma – ustawy je wyłączają. Zostaje skarga na bezczynność do WSA. NSA potwierdził, że to działa: wyrok I OSK 431/24 z 28 czerwca 2024 r., bezczynność z rażącym naruszeniem prawa i 1000 zł dla rodzica. Szczegóły: urząd wojewódzki nie wydaje decyzji.

Wojewoda odmówił lub uchylił świadczenie

Odwołanie składa się do ministra właściwego do spraw rodziny za pośrednictwem wojewody, zwykle w ciągu 14 dni – zgodnie z pouczeniem w decyzji. Zobacz: odmowa wojewody w sprawie 500 plus.

Odmowa z ZUS i skarga do wyższej instancji

Od decyzji ZUS odwołujesz się do Prezesa ZUS, a od decyzji organu drugiej instancji – skargą do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Zobacz: odmowa ZUS w sprawie 800 plus. Żądanie zwrotu zasiłku rodzinnego: zwrot zasiłku rodzinnego. Inne kłopoty: problemy z 500 plus.

Odzyskaj świadczenia za okresy wstecz

Dalej wstecz można sięgnąć zwłaszcza wtedy, gdy Familienkasse albo SVB żąda zwrotu Kindergeld lub kinderbijslag, bo uznała, że płacić miała Polska. Takie okresy rozstrzyga wojewoda. Jak skutecznie przeprowadzić taką sprawę, to właśnie nasza praca. Więcej: odzyskaj 500 plus z przeszłości.

Koordynacja świadczeń w 16 województwach

Sprawę prowadzi wojewoda właściwy dla miejsca zamieszkania. Wybierz swoje województwo:

• Wojewoda Dolnośląskisiedziba wydziału: Wrocław
• Wojewoda Kujawsko-Pomorskisiedziba wydziału: Toruń, ul. Moniuszki 15-21 (nie Bydgoszcz)
• Wojewoda Lubelskisiedziba wydziału: Lublin, ul. Lubomelska 1-3 (nie Spokojna)
• Wojewoda Lubuskisiedziba wydziału: Gorzów Wielkopolski
• Wojewoda Łódzkisiedziba wydziału: Łódź, ul. Żeromskiego 87
• Wojewoda Małopolskisiedziba wydziału: Kraków
• Wojewoda Mazowieckisiedziba wydziału: Warszawa, Al. Jerozolimskie 28
• Wojewoda Opolskisiedziba wydziału: Opole
• Wojewoda Podkarpackisiedziba wydziału: Rzeszów
• Wojewoda Podlaskisiedziba wydziału: Białystok
• Wojewoda Pomorskisiedziba wydziału: Gdańsk
• Wojewoda Śląskisiedziba wydziału: Katowice, ul. Powstańców 41a
• Wojewoda Świętokrzyskisiedziba wydziału: Kielce
• Wojewoda Warmińsko-Mazurskisiedziba wydziału: Olsztyn
• Wojewoda Wielkopolskisiedziba wydziału: Poznań
• Wojewoda Zachodniopomorskisiedziba wydziału: Szczecin

Dlaczego warto zrobić to z nami

• Znamy obie strony granicy. Prowadzimy sprawy u wojewodów, w ZUS, MOPS i Familienkasse.
• Kończymy spychologię. Ustalamy, kto jest właściwy za który okres, i piszemy tam, gdzie trzeba.
• Wszystko na piśmie. Żadnych ustnych obietnic – tylko pisma, które trafiają do akt.

Najczęściej zadawane pytania

Urząd wojewódzki odsyła mnie do ZUS, a ZUS do urzędu. Kto jest właściwy?

Zależy od okresu i świadczenia. 800 plus od czerwca 2022 r. przyznaje ZUS. 500 plus za wcześniejsze okresy i świadczenia rodzinne w koordynacji rozstrzyga wojewoda. Ustalamy to dla każdego miesiąca osobno.

Urzędnik obiecał mi świadczenie, a przyszła odmowa. Czy obietnica się liczy?

Nie. Ustne zapewnienie nie jest decyzją. Wiąże tylko decyzja podpisana i doręczona na piśmie. Od odmowy można się odwołać – zgodnie z pouczeniem, zwykle w 14 dni.

Dlaczego urząd wojewódzki nie podaje informacji o sprawie przez telefon?

Urzędnik nie może potwierdzić tożsamości rozmówcy, więc zwykle udziela tylko ogólnych informacji. Pewną odpowiedź daje pismo do urzędu albo wgląd w akta sprawy.

Czy urząd może odmówić, bo wniosek złożyła żona, a nie mąż?

Takie odmowy się zdarzają i często da się je podważyć. Nie warto składać kolejnego wniosku „na ślepo” – lepiej najpierw ocenić decyzję.

Czy w sprawie u wojewody mogę złożyć ponaglenie?

Nie. W sprawach 500 plus i świadczeń rodzinnych prowadzonych przez wojewodę w koordynacji ustawy wyłączają ponaglenie. Na bezczynność służy skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Gdzie mieści się wydział koordynacji świadczeń w moim województwie?

Zwykle w siedzibie wojewody. Wyjątek to kujawsko-pomorskie: sprawy prowadzi delegatura w Toruniu, nie urząd w Bydgoszczy. W lubuskim właściwy jest Gorzów Wielkopolski. Listę 16 urzędów znajdziesz na tej stronie.

Ile można odzyskać za okresy wstecz?

Za okres od czerwca 2022 r. to już ponad 36 000 zł na jedno dziecko. Dalej wstecz można sięgnąć np. wtedy, gdy Familienkasse lub SVB żąda zwrotu zasiłku.