Familienkasse nie otrzymała dokumentów? Odmowa i co dalej

Wysłałeś dokumenty do Familienkasse – raz, dwa, a czasem trzy razy – a w odpowiedzi przychodzi pismo, że ich nie otrzymała? Do tego decyzja o odmowie albo uchyleniu Kindergeld „z powodu braku współpracy” i wstrzymana wypłata. To jedna z najbardziej frustrujących sytuacji, z jakimi zgłaszają się do nas rodziny. Dobra wiadomość: taka decyzja nie przesądza, że Kindergeld Ci się nie należy. Zła: jeśli nie zareagujesz w terminie, możesz stracić pieniądze za wiele miesięcy.

Co oznacza odmowa za „brak współpracy” (fehlende Mitwirkung)

Kto ubiega się o Kindergeld albo je pobiera, musi zgłaszać Familienkasse zmiany i współdziałać przy wyjaśnianiu sprawy (§ 68 ust. 1 EStG, § 90 AO). Gdy sprawa dotyczy okoliczności za granicą – np. dzieci mieszkających w Polsce, polskich świadczeń czy pracy drugiego rodzica – obowiązek ten jest jeszcze szerszy: to rodzina ma wyjaśnić stan faktyczny i zdobyć dowody (§ 90 ust. 2 AO).

Jeśli Familienkasse uzna, że dokumentów nie dostała, po jednym przypomnieniu rozstrzyga „według stanu akt”. Według wewnętrznych wytycznych Familienkasse (DA-KG V 7.4) skutek jest prosty: skoro nie da się ustalić przesłanek prawa do świadczenia, wniosek zostaje odrzucony, a już przyznane Kindergeld – uchylone. Często od miesiąca, od którego urząd „nie ma pewności”, że prawo istnieje. To może oznaczać nie tylko wstrzymanie, ale i żądanie zwrotu.

W piśmie zobaczysz zwykle słowa Mitwirkung, Ablehnung albo Aufhebung der Festsetzung. Jeśli niemieckie pojęcia brzmią obco, zajrzyj do naszego słownika Kindergeld. Ogólnie o tym, z jakich powodów Familienkasse zatrzymuje wypłatę, piszemy w artykule kiedy zostaje wstrzymany Kindergeld.

Familienkasse zgubiła dokumenty? Dlaczego tak się dzieje

Z naszej praktyki wynika, że dokumenty rzadko „znikają” bez śladu. Częściej:

• trafiają do sprawy innego członka rodziny albo bez numeru Kindergeld (Kindergeldnummer) w ogóle nie zostają przypisane,
• idą do niewłaściwej Familienkasse – przy sprawach z zagranicą często innej niż ta, która obsługuje bieżące wypłaty,
• są niekompletne albo nie odpowiadają na pytanie, które faktycznie zadał urząd – i urzędnik traktuje je tak, jakby ich nie było,
• to polskie zaświadczenia bez tłumaczenia lub w formie, której Familienkasse nie uznaje, albo brakuje potwierdzeń od pracodawcy (zob. zaświadczenie pracodawcy).

Problem polega na tym, że rodzina zwykle nie ma dowodu, co i kiedy wysłała. A bez takiego dowodu trudno przekonać urząd, że to on popełnił błąd.

Jak Familienkasse przyjmuje dokumenty

Oficjalnie dokumenty można przesłać do Familienkasse online, przez usługę zgłaszania zmian, albo – alternatywnie – pocztą lub faksem. Zawsze w kopiach, nigdy w oryginałach. Familienkasse ma też eServices: po założeniu profilu Familienkasse w koncie Bundesagentur für Arbeit (z BundID) można wysyłać zdjęcia i PDF-y, odbierać decyzje i korespondować przez skrzynkę w portalu.

Każdy z tych kanałów ma swoje pułapki – od założenia konta i weryfikacji tożsamości, przez wybór właściwej usługi, po zachowanie dowodu wysyłki. Wybór kanału i sposobu doręczenia to w naszych sprawach element strategii, a nie formalność. Kontakt z urzędem po polsku opisujemy w artykule Familienkasse – kontakt po polsku, a ogólne zasady korespondencji – w tekście pismo do Familienkasse.

1. Odwołanie i skuteczne doręczenie dokumentów

W ciągu miesiąca od doręczenia decyzji można złożyć Einspruch. W tym postępowaniu Familienkasse musi zbadać sprawę ponownie w pełnym zakresie (§ 367 ust. 2 AO). To moment, w którym brakujące dokumenty można i trzeba dołożyć. W sprawach o Kindergeld Familienkasse nie stosuje terminu prekluzyjnego z § 364b AO (DA-KG R 5.4), który w innych sprawach podatkowych potrafi zamknąć drogę do późniejszych dowodów.

Brzmi prosto, ale tu zaczynają się schody:

• Treść ma znaczenie. Trzeba ustalić, czego urząd naprawdę brakuje, i odpowiedzieć dokładnie na to – inaczej przyjdzie kolejne wezwanie, a potem decyzja o odrzuceniu odwołania.
• Doręczenie musi być udokumentowane. Trzecia wysyłka „zwykłym listem” to przepis na trzecią odmowę.
• Odwołanie może skończyć się gorzej. Urząd może zmienić decyzję na Twoją niekorzyść, po wcześniejszym uprzedzeniu (§ 367 ust. 2 AO). Zdarza się to np. wtedy, gdy przy okazji wyjdzie sprawa zwrotu świadczenia.
• Spóźnienie nie zawsze jest końcem. Jeśli termin minął bez Twojej winy, istnieje przywrócenie terminu (Wiedereinsetzung, § 110 AO) – ale wniosek trzeba złożyć w ciągu miesiąca od ustania przeszkody i uprawdopodobnić jego powody.

Na czym polega odwołanie, wyjaśniamy w tekstach negatywna decyzja Familienkasse i jak napisać odwołanie do Familienkasse. Jak przeprowadzić je skutecznie w Twojej konkretnej sprawie – to już nasza praca. Gdy Familienkasse odrzuci Einspruch, kolejnym krokiem jest skarga do Finanzgericht.

2. Odzyskaj Kindergeld za miesiące wstrzymania

Decyzja odmowna wiąże zwykle do końca miesiąca, w którym ją doręczono, a jeśli w Einspruch Familienkasse rozpatrzyła sprawę merytorycznie – do końca miesiąca doręczenia decyzji w sprawie odwołania (orzecznictwo BFH, m.in. III R 71/10). To ważne z dwóch powodów:

• Skuteczne odwołanie pozwala odzyskać Kindergeld za cały okres objęty decyzją – także za miesiące, w których wypłata stała.
• Brak odwołania sprawia, że decyzja staje się ostateczna. Dokumenty dosłane później Familienkasse traktuje jak nowy wniosek, a wypłata wstecz z nowego wniosku obejmuje tylko 6 miesięcy przed miesiącem, w którym wpłynął (§ 70 ust. 1 EStG). W naszej ocenie ten limit jest często nadużywany – Familienkasse pomija wnioski złożone wcześniej w Polsce i dane z systemu EESSI, choć według przepisów UE liczy się data pierwotnego złożenia (art. 81 rozp. 883/2004, art. 2 ust. 3 rozp. 987/2009). Więcej: Kindergeld – ile wstecz.

Przy kilkorgu dzieciach i kilkunastu miesiącach wstrzymania to kwota, o którą naprawdę warto walczyć. A jeśli Familienkasse przy okazji zażąda zwrotu, sprawdzamy, czy za ten sam okres nie należy się świadczenie w Polsce – zob. Familienkasse chce zwrotu Kindergeld i zwrot Kindergeld a 500 plus.

Dlaczego warto zrobić to z nami

• Wiemy, czego Familienkasse naprawdę oczekuje. Odpowiadamy na pytanie, które zadał urząd, a nie na to, które wydaje się oczywiste.
• Dokumenty docierają i zostają przypisane. Dbamy o kanał, numer sprawy i dowód doręczenia.
• Pilnujemy terminów – od Einspruch, przez przywrócenie terminu, po skargę do Finanzgericht.
• Patrzymy na obie strony granicy. Odblokowując Kindergeld, sprawdzamy też polskie 500/800 plus i ryzyko zwrotu.

Jeśli Familienkasse w ogóle nie odpowiada na Twoje pisma, zobacz też: brak odpowiedzi z Familienkasse.

Jak wygląda współpraca

1. Bezpłatna konsultacja. Zapisujesz się przez formularz i opowiadasz nam o sprawie.
2. Analiza dokumentów. Przesyłasz decyzję, wezwania i to, co już wysyłałeś. Sprawdzamy terminy.
3. Rekomendacja i wycena. Mówimy, co proponujemy i ile to kosztuje. Decyzję podejmujesz Ty.
4. Prowadzenie sprawy. Przygotowujemy odwołanie i komplet dokumentów, doręczamy je i pilnujemy odpowiedzi Familienkasse.

Najczęściej zadawane pytania

Co zrobić, gdy Familienkasse nie otrzymała dokumentów?

Jeśli przyszła już decyzja o odmowie albo uchyleniu, liczy się miesięczny termin na Einspruch od jej doręczenia. W postępowaniu odwoławczym Familienkasse bada sprawę ponownie w pełnym zakresie, więc brakujące dokumenty można dostarczyć. Ważne, żeby tym razem doręczenie dało się udowodnić.

Co oznacza fehlende Mitwirkung przy Kindergeld?

To brak współpracy, czyli sytuacja, w której Familienkasse uważa, że nie dostarczyłeś żądanych informacji lub dokumentów. Skoro nie da się ustalić przesłanek prawa do świadczenia, urząd odmawia Kindergeld albo uchyla wcześniejszą decyzję.

Czy mogę dosłać dokumenty w odwołaniu?

Tak. W sprawach o Kindergeld Familienkasse nie stosuje terminu prekluzyjnego z § 364b AO, a w odwołaniu musi zbadać sprawę ponownie. Dokumenty muszą jednak odpowiadać na to, czego faktycznie brakowało.

Co, jeśli przegapię termin na odwołanie?

Decyzja staje się ostateczna, a dosłane dokumenty Familienkasse traktuje zwykle jak nowy wniosek. Wtedy wypłata wstecz obejmuje tylko 6 miesięcy przed miesiącem złożenia wniosku. Ten limit bywa jednak nadużywany: według przepisów UE wniosek złożony wcześniej w innym kraju, np. w Polsce, liczy się od daty pierwotnego złożenia. Jeśli termin minął bez Twojej winy, można wnioskować o przywrócenie terminu w ciągu miesiąca od ustania przeszkody.

Czy odzyskam Kindergeld za miesiące, w których było wstrzymane?

Jeśli odwołanie się powiedzie, Kindergeld przysługuje za cały okres objęty decyzją, także za miesiące wstrzymania. Dlatego tak ważne jest, żeby nie dopuścić do uprawomocnienia się odmowy.

Ile kosztuje pomoc?

Konsultacja jest bezpłatna. Po analizie dokumentów przedstawiamy wycenę, a decyzję o współpracy podejmujesz Ty.