NIE UMIESZ ODBIERAĆ POCZTY CZ. 2

Odbieraj listy jak zawodowiec. Obchodź się z kopertami, listami, dokumentami delikatnie, jeśli chcesz na tym kiedyś zarobić lub dzięki temu nie stracić (obronić się). Bo praca z dokumentami, to jest rodzaj ubezpieczenia przed nieprzewidywalną sytuacją.

Kwarantanna

Poczta w urzędach czeka minimum 24 godziny, zanim zostanie otwarta. Z perspektywy osoby prywatnej, która w liście może być zobowiązana do udzielenia odpowiedzi w ciągu 7 dni (kalendarzowych, nie roboczych!), jeden dzień kwarantanny to dużo. Rekomendujemy otwieranie poczty w rękawiczkach i mycie dłoni po kontakcie z listem i kopertą.

Dzika małpa

Nie rozrywamy kopert, niczym szalony pawian. Nie wyrzucamy ich do śmietnika. Nie palimy. Kopertę nacinamy jednym ruchem nożyczek lub noża (na tyle ostrym, aby nie poszarpać papieru). Koperta jest częścią dokumentu, który otrzymaliśmy. I powinna być dołączona do naszego archiwum/segregatora wraz z pismem, które skrywała. Na kopertach można znaleźć bardzo istotne informacje, jak data na stemplu czy symbol, który mówi nam o tym, który listonosz nam list przyniósł. Koperta jest potencjalnym dowodem. Traktujemy ją delikatnie, bo zdarza się, że informacje zawarte na kopercie, pomagają nam udowodnić pewne fakty lub wskazać, kto jest odpowiedzialny za błąd.

Termin is the King

Nie ma gorszej przegranej w sprawach urzędowych lub sądowych niż nie dotrzymanie terminu. Taka sytuacja oznacza, że przegrywasz przez brak organizacji. Twoje argumenty nie zostaną nawet rozpatrzone. Nie dopełnisz formalnego kroku, żeby ktokolwiek zapoznał się z Twoim stanowiskiem. Dlatego, gdy otrzymujemy pismo z np. sądu i podpisujemy zwrotkę, od razu wykonujemy dwie rzeczy:
1. Zapisujemy na kopercie: “Odebrałam/odebrałem data+podpis”
2. Po zapoznaniu się z treścią pisma, szukamy terminu na odpowiedź/sprzeciw/uzupełnienie braków formalnych w treści pisma i dodajemy ten termin do naszego kalendarza.

Pożar, powódź i kosmici

Kluczowe pisma, które wpływają lub mogą wpłynąć na nasze życie – zabezpieczamy przez skopiowanie ich. Wystarczy, że kluczowy wyrok czy protokół sfotografujesz i wyślesz na własnego e-maila. Ta prosta czynność uchroni Twój dokument przed typowymi sytuacjami:
1. Jeśli spali Ci się biuro – będziesz miała wersję elektroniczną i na dysku telefonu
2. Jeśli telefon wpadnie Ci do muszli klozetowej, to zawsze zostanie kopia w chmurze
3. Nawet jeśli Ziemię zaatakują kosmici i wyłączą wszystkie serwery na świecie – utracisz swoją skrzynę e-mailową, zostaje jeszcze wersja drukowana w segregatorze i plik na telefonie.
Trudno sobie wyobrazić, że kataklizm dotknie wszystkich trzech kopii dokumentu w tym samym czasie.

Pismo kluczowe = znacznik

Gdy wkładamy pismo kluczowe do segregatora, to zaznaczamy je znacznikiem (kolorową tasiemką papierową lub plastikową). Ta drobna czynność sprawia, że za każdym razem, gdy potrzebujemy zajrzeć do dokumentu, trafiamy na niego od razu. Nie tracimy czasu na przeglądaniu segregatora strona po stronie.

Inne małe grzechy

Nie nosi się listów w torebce, bo szybko zaczynają wyglądać, jakby były nadtrawione.
Nie wysyła się oryginałów. Zawsze wysyłamy kopie. Oryginały pokazujemy na żądanie do wglądu.
List to nie podkładka pod kawę czy hamburgera.
Pudełko na buty to dobre miejsce na listy od sympatii szkolnej. Listy urzędowe przechowujemy w segregatorze.
Całość korespondencji trzymamy w jednym miejscu, aby nie szukać ciągle w kilku schowkach.
Rachunki, tak przydatne przy reklamacjach, nie wystarczy zbierać. Rachunki kopiujemy/kserujemy/robimy im zdjęcia, ponieważ znikają.

Grzech śmiertelny

Załóżmy, że masz udany związek. I Twój młody bóg wyręcza Cię w prowadzeniu dokumentów. Przez miesiące i lata, wszystko załatwia za Ciebie i prowadzi archiwum (“Wasze”). Jeśli tak jest i ustawiłaś się w pozycji Księżniczki Wygodniszki, to balansujesz nad krawędzią. Związki gniją przez lata lub pękają jak bańka mydlana. Uszanuj siebie i Waszą relację – skopiuj wszystkie Wasze wspólne dokumenty. Wykorzystaj weekend, gdy będzie w delegacji. On nie musi o tym wiedzieć. Jeśli będziecie dalej stanowili parę, to Twoja zapobiegliwość może uchronić Was, gdy jego archiwum spłonie/zostanie zalane itd. Jeżeli Twój związek się rozpadnie, to będziecie mieć równe szanse i dostęp do dokumentów. Ucz się na cudzych błędach.

Chcesz omówić swoją sprawę?

Zapisz się na bezpłatną konsultację telefoniczną. Wybierz w kalendarzu dzień i godzinę, kiedy znajdziesz czas.